08.メール処理モデル時間

メール処理のモデル時間について解説します。

具体的なメール処理を効率化する方法をお伝えします。

目次

1.メール処理におけるツールの重要性

2.メール処理の効率化

3.メールを読む時間の制限

4.まとめ

5.イントロダクションの動画

6.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから

1.メール処理におけるツールの重要性 

メール処理モデル時間は、小説家ディケンズの言うところの秩序が該当し、メール処理のルールを持ちましょうということになります。

まず無秩序になってはいけないということで、机の上が散らかっている状態で仕事をしている方は少ないかと思います。

一方で、受信トレイメールがそれぞれの受信トレイに振り分けられていない方は多くいらっしゃるのではないでしょうか？

どういう状態かというと、受信トレイのトップに既読・未読メールがずらっと並んでいて、パッと見でどのメールに返信しないといけないのかが分からない状態です。資料が山積みになっていると、どの資料を処理しないといけなくて、どの資料が保管しないといけないか、どの種類は知ってないといけないかというのが分からなくなります。その時間がかかるようになります。

それでメールの受信トレイもパッと見で未対応と進捗中のメールだけ残っていて、自分でアクションが必要なメールだけ残っている状態になると理想的ということになります。

その理想的な状態をどう実現するか？をご紹介していきたいと思います。

ビジネスパーソンの心得としてはツールです。パソコンや、メールソフトを使いこなしましょう。パソコンやメールソフトを通して、私達はアウトプットを出すので、これが使いこなせないと成果の質や量が下がってしまいます。

2.メール処理の効率化

メール処理のモデル時間になります。

メール処理に一日2時間15分かかっているとご紹介しました。この時間を効率化したいわけです。

メール処理そのものは成果に直結しないことが多いので、より短い時間でアウトプットを担保できるようにしたいということになります。

ですので、メール処理という動作を、メールを読んでいる時間と書く・送る時間と、本文を考える時間とメールを探す時間と、分類しています。

そうすると、効率化のアプローチが見えてきます。

まず、メール読んでいる時間が1番長いと仮定していますが、ここは回数と時間を制限することが最も効率化に寄与します。要は一日、メールを処理するのを3回だとか５回に制限してしまうということになります。のちほど補足します。

書く・送るに関しては、タイピングのスピードがものを言います。タイピングのスピード速くなくても辞書登録でカバーすることができます。

例えば、「い」の変換で「いつもお世話になっております」と表示する機能を使っていけば、タイピングのスピードが遅くてもカバーができます。

あとはショートカットキーです。メールの本文を考える時間は、思考スピードが物を言います。

「メールを探す」と「メールを振り分ける」に関しては、フォルダ分けのスキルと検索力が物を言いますので、ここも後ほどご紹介します。

3.メールを読む時間を制限

まずは読む時間です。先ほどの読む・書く・送る・考える・探す・振り分ける、の1つ目です。

ここに関しては回数制限がポイントです。

回数を制限していないと仕事全般の中にメール処理が割り込んでしまって中断が多く発生しますし、メールに振り回されてしまいます。

ですので、まずは一日。3回、5回、7回、10回でも良いですが、メール処理をする回数を決めてしまいます。メール処理の時間と仕事全般成果を出す時間というように、ご自身の中で意識分けをしていただけると、良いと思います。理想的には3回とか5回くらいで処理しきれるようになると、ぐっと集中力が高まります。

4.まとめ

・メール処理を効率化するにはパソコンやメールソフトを使いこなすことが重要。

・タイピング、辞書登録、ショートカットキーがメール処理を効率化する。

・メールを読む時間の回数を制限することで、集中力が高まる。

5.イントロダクションの動画

6.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから