07.優先順位をつける

身に付けるべき4つの習慣の最後、優先順位をつけることには、どのような方法があるでしょうか？

具体的な方法について解説します。

目次 

1.優先順位をつける3つの方法

2.緊急度・重要度を考える

3.その日中にやる仕事を３つ決める

4.エビングハウス忘却曲線・パレートの法則

5.まとめ

6.イントロダクションの動画

7.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから

1.優先順位をつける3つの方法

優先順位をつける習慣について解説します。

嫌な仕事も早めに解決して、問題も前倒して目途がついたら5分より長くかかる仕事がたくさん残ってきます。

ここに関しては次の3つを行いましょう

1       緊急度・重要度を考える

2       所要時間を見積もる

3       その日中にやる仕事を３つ決める

2.緊急度・重要度を考える

まず①の緊急度と重要度を考えるというのは、ご存知の方が多いかもしれませんが、ここでさらに深くお考えいただきたいことがあります。

緊急度と重要度は、どちらの方が主観的な指標なのかということです。

では、どちらの方が主観的で、どちらの方が客観的なのか？

重要度の方が主観的な手法になります。例えば、人生で何を重視していますか？といったことや、仕事で何を大事にしていますか？ということは、人によってバラバラです。スピード第一、信頼第一、顧客満足度第一、正確さ第一といういろんな重要度が人によって違います。

結局、優先順位を決めるのは自分だけではありません。それを依頼してきたお客様や上司と、緊急度と重要度ですり合わせましょう。

どんなことを重視するかをすり合わせられると、良い優先順位を付けられます。

3.その日中にやる仕事を３つ決める

その日中にやる仕事３つ決めましょう。どうしても私たちは緊急度の高い仕事に振り回されがちです。

最悪な一日の終わり方とはどういう一日かというと、「あ、本当はあれやりたかったのに全然できてない」という日ではないでしょうか？どんなに忙しい日でも「今日は何が何でもこの3つは死守するぞ」と朝一で決め、それを意識し続けると実際に完了しやすくなります。

ぜひその日中にやる仕事というのを３つ絞り込んでみてください。

4.エビングハウス忘却曲線とパレートの法則

エビングハウスの忘却曲線によると、人間、学習直後は100%覚えていたものは1時間後に44%、1日後に26%になってしまいます。 

またパレートの法則によると、優先度の高い仕事を押さておけば、20%の時間で80%の完成度まで到達できます。

残り80%の時間は20%の成果にしか繋がりません。神は細部に宿ると言われる所以です。

これを上司と部下で応用してみたいと思います。仕事を受けるときです。例えば、私が部下だったとします。上司がいたとします。課長としておきましょう。

定例会議の議事録を私が任されたとします。どんな仕事にも80点＝合格点と、完璧＝100点が存在します。

私は課長にその定例会議の議事録を任された時に「80点で良いだろう」と踏んでいたとします。なので、合格点は定例会議の議事録であれば、決定事項と検討事項が分かれば良いと思います。それを15分でまとめたとします。それを納期直前に課長に提出します。

ところが、課長は80点ではなく100点を求めていて、「部長にこれ回覧したかったんだよね」、「他の人がどういった発言したか、その発言内容を知りたい」、「体裁を整えてほしい」と言われたとします。上司は100点を求めていて、私が80点と見誤っていたパターンです。

そうすると私に何が起こるか。想定外の１時間のタスクが発生して、まずどんな発言内容があったかを振り返っても、文字に起こして発言者に内容を確認して体裁を整えるので、4倍の１時間かかるでしょう。

これでスケジューリングが崩壊してしまいます。

逆も然りです。上司は80点で良いと思っていたのに、私はものすごく気を利かせて100点で持って行くと、その一時間は丸々無駄になってしまいます。

ここの80点か100点かのすり合わせを、例えば上司、あるいはお客さんとするのが非常に大事です。

5.まとめ

・優先順位をつける方法は、次の3つ。

①   緊急度・重要度を考える

②   所要時間を見積もる

③   その日中にやる仕事を３つ決める

6.イントロダクションの動画

7.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから