21.やるべき業務を決める・バッファを設ける

この記事では、スケジューリングについて解説します。

また予定を立てるときに注意点も説明します。

目次

1.スケジューリング

2.バッファを設ける

3.まとめ

4.イントロダクションの動画

5.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから

1.スケジューリング

では最後、スケジューリングです。

スケジューリングに関しては、総量管理をメインでお伝してきました。

テレワーク環境だとさらに予定にきちんと落とし込んでいくことがポイントで、例えば自分の集中力を高めることもありますし、別の観点では周囲など、対面でない人たちとお互いの動きを共有する側面がありますが、特にひとつの業務に集中する方法をメインにお伝えします。

まずはやるべき業務を洗い出して一日のデッドラインを煮詰めましょう。

これを実際に一日単位でやっていくことです。

なので、最初はやるべき作業を全部洗い出しておきます。

その次にデッドラインです。

仕事を終了する時刻を決めてしまいましょう。

デッドラインを自分で決めて、あってやるべき作業に抜け漏れがないかがポイントです。

できれば、前日の仕事終わりの前か、あるいは当日の朝には予定を確定させましょう。私自身も前日の夜には翌日の予定を決めて翌日の朝もう一回冷静に見て、今日はこの業務やらないといけないな、これで行きそうだな、少しここは厳しそうなので後回しにするなど別の手段を考えるようにしています。

2.バッファを設ける

2つ目です。バッファを設ける。これもスケジューリングのパートでやりました。

緊急対応など想定外の仕事が発生するのは日常茶飯事です。

イレギュラー対応を0にするというのは不可能なので、一日の予定の中にあらかじめバッファ（時間の余裕）を設けておきましょう。

バッファというのは、この図にもありますが、午前1つ、午後1つなどあるいは一日の中で一時間半の帯などっていうふうに自分に合った取り方をされるとよろしいかと思います。基本は午前と午後それぞれ設定します。

バッファをどれ位取れば良いのかについては、例えば前週が基準となります。

前の週1週間でどれくらい良いレギュラーの時間、想定外の時間を取られたかを思い出してみると、「5、6時間あったな。では一日一時間ぐらいで良いかな。では午前と午後30分ずつで良いかな」と前週1週間振り返って、そこから推測するのがお薦めです。

もっと正確に知りたい方は今週1週間分しっかり記録をとって、10時間かかっていたら、来週からは一日2時間取ろうと決めていくとよろしいかと思います。

3.まとめ

・スケジューリングではタスクの総量管理と期限の設定が大切。

・1日の予定には、突発的な仕事等に備えて、バッファを設ける。

4.イントロダクションの動画

5.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから