16.タスクブレイクダウンのポイント

タスクのブレイクダウンについて補足させていただきます。

目次

1.タスクブレイクダウンのポイント5つ

2.タスク分解の実例

3.習慣化に向けて

4.まとめ

5.イントロダクションの動画

6.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから

1.タスクブレイクダウンのポイント5つ

まず、タスクブレイクダウンのポイントですが、5つあります。

1つ目はタスク分解する単位は、分解された個々の到達すべきゴールが明確になる程度に留めましょう。

2つ目はタスク分解する単位はその分解によって、どんな行動を起こさなければいけないか明確になると良いです。

３つ目はタスク分解してみて、1つのタスクが2時間以上にわたると思えば、もう少し分解できないかと考えてみると良いです。なので、単位は2時間未満の仕事にすると、管理しやすくなります。

4つ目は仕事を依頼されたらすぐにタスク分解だけやってみてください。

5つ目はタスク分解したものを上司に仕事の内容を確認するのも得策です。「こういう分解をしたのですが、イメージとあっていますか？」とすり合わせると手戻りは少なくなります。

分解したは良いものの、上司と全然イメージが違う分解の仕方をしていると、結局やり直しになってしまいます。

2.タスク分解の実例

タスク分解の実例です。例えばですが、お客さんへの提案資料を作成があったら、これは2時間以上かかる場合です。

もう少し分解しましょうと、今度はどういう分解したタスクがあるかというと、提案内容を固めて、提案内容の承認を得て、提案書に落とし込むという3つになろうかと思います。

その提案内容を固めるというのも、まず「背景をお客さんに聞く」「問題点を整理する」「解決方法をまとめる」と分解できるでしょう。提案内容の承認を得るところにも提案商品の資料を集めて価格を算出して、関係諸会議を実施して意思決定をすると分解できます。

提案書の骨子を作るというところも、「提案書の骨子を作る」「プレゼン資料を作る」「上司と一緒にチェックする」と分解できます。

ここまで分解できると、「お客さんへの提案資料作成」という大きなタスクが、実際に次のアクションが明確になるタスクまで分解されているので、着手しやすくなりますし、精度も上がります。

もう少し簡単な観点としてよく言われるのが「きれいさちこ行動」です。

3.習慣化に向けて

仕事の進め方、メール処理、スケジューリングとありましたが、いかがでしたでしょうか？

イントロダクションでもご紹介したように、簡単なテーマは21日間で習慣化できます。具体的に申し上げますと、1つ目の仕事の進め方と2つのメール処理に関しては21日間で習慣ができます。

ぜひ習慣化してみてください。3つ目のスケジューリングに関しては3か月程度かかりますが、1番習慣ができるとその分の効果も大きいので、まずは1ヶ月で仕事の進め方とメール処理を習慣化し、余力があれば、スケジューリングも習慣化してみてください。

習慣化できた暁には、日々このタイムマネジメントによって皆様が得たい成果・得たい効果というのが継続的に得られますので、ぜひ習慣化までチャレンジしてみてください。

4.まとめ

・タスクブレイクダウンのポイントは5つある。

・タイムマネジメント研修で学んだこって習慣化して身につけることが重要。

5.イントロダクションの動画

6.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから