10.ショートカットキー

ショートカットキーを活用するとメール処理が効率化されます。代表的なショートカットキーとメールの振り分けについて解説します。

目次

１.代表的なショートカットキー

２.メールの本文を考える時間

３.メールを探す時間

４.メールの振り分け

５.まとめ

6.イントロダクションの動画

7.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから

1.代表的なショートカットキー

今度はメールの「送る」です。

Outlookのショートカットキーには便利なものたくさんあります。

よりスピードを追求したい方向けの内容になります。

例えば、Ctrl+Nでメールが立ち上がり、Ctrl+Rで差出人だけに返信するなどです。Ctrl+Fで転送、Ctrl+Enterでメールを送信、F9で自動送受信ができます。

最初にEmailを作成するところから組み合わせるとCtrl+Nでメールを立ち上げて宛先を入れた後に今度Ctrl+Enterでメールを送信。トレイに移動させてF9で自動送受信とするとかなり早くなります。

その他使えるショートカットキーです。

Alt+Tab、これはウィンドウ間を切り替ることができます。

いろんなウィンドウを開いて、いろんなアプリケーションを開いて、私たちは仕事をしますので、Altを押しながらtabで、例えばOutlookから予定表、予定表からPowerPoint、PowerPointからExcelというようにです。

自由にアプリケーション間、ウィンドウ間を行きます。

お勧めはAlt左手の親指で、タブは薬指か、中指くらいでやっていただけると、右手のマウス操作と連動させることができ、スピードアップにつながります。

後はAlt+F4です。

選択中のウィンドウを閉じて、Windows＋Dでデスクトップに移動して、Windows＋←/→で画面を左右分割して、Windows＋↑/↑上と下で画面を最大化。画面の最小化ができます。

2.メールの本文を考える時間

続いて「メールの本文を考える時間」です。

ここはすぐに改善はできないですが、簡単にできることというのは個別性が低い、使い回しは可能なものです。

ここに関しては、他人の分かりやすいメールを残しておくだとか、自分が作った過去の力作メールなんかを残しておくと、スピードアップにつながります。

3.メールを探す時間

続いて「メールを探す時間」です。

ここに関しては差出人検索をご紹介したいと思います。

Outlookで実際にメールを検索する時に、検索ボックスに直接その名前・苗字を打つことって多いかもしれませんが、ここにひと手間を加えると早くなります。

検索ボックスにカーソルを合わせて、例えば東京と打つと、差出人と宛先とCCとタイトルと本文に東京という文字列があるメールが表示されてしまいますので、その後の絞り込み時間がかかります。

なので、それを解消するために検索ボックスにカーソルを合わせて差出人をクリックして、東京都では東京という苗字の方のメールだけが表示されますので、実際に欲しいメールを見つけるのが早くなります。

またその後に差出人が東京さんで添付ファイルありとクリックすれば、東京さんが送ってきた添付ファイルありのメールだけが表示されるので更に絞り込むが早くなります。

4.メールの振り分け

最後にメールを「振り分ける」です。

メールの振り分けですが、ここは冒頭にご紹介したように、受信トレイのトップに未対応と進捗中のメール、要は自分がアクションを起こさないといけないメールだけを残すと非常に管理が楽になります。このトップには未対応と進捗中のメールだけを残しましょう。そのために不要なメールは読んだら削除して必要なメールは保管が必要になります。

では、保管をどのようにするかということ、左側にまとめています。まず、メールのフォルダ分けです。やるときには1番上の第1階層は10から15個くらいのフォルダにとどめると良いでしょう。でなければ縦長になってしまって、毎回メールを振り分けるのに時間がかかってしまいます。

第2階層はできれば作らないほうが良いですが、作る場合は5個程度に留めたほうが良いです。

続いて、第1階層に番号をふってあげると番号が、小さい順に並びますので、使用頻度順に並べましょう。

フォルダの番号を振る際には間隔を空けましょう。5の倍数や10の倍数が理想的です。そうすると5と10の間に新しいフォルダを入れたいにはその番号を使いますが、連番だと綺麗に間に入ってこなくなります。

あとは仕事別フォルダに振り分けられない参照フォルダというのを1個作っておきましょう。業務外の仕事メール等、きれいに仕事別に分けられないメールが受信トレイのトップに残ってしまいがちです。それらをまとめて保管するフォルダを1個作る。それが参照フォルダです。

だいたい人間、誰から来たかと、いつ頃来たか覚えているので、参照フォルダで差出人検索をするか。誰から来たか覚えていなければ、日時でソートをかければ見つかると思います。

5.まとめ

・ショートカットキーを活用することでスピードアップにつながる。

・メール本文を考える時間は、類似内容を保存しておく等で短縮できる。

・メールを探すときは検索ボックスを活用する。

・メールは内容によりフォルダで振り分けて管理をする。

6.イントロダクションの動画

7.動画版本編を無料で視聴したい方はこちらから