手軽に効率化させる方法
「仕事に追われている」「定時に帰れない」、現代のビジネスパーソンは多忙を極めます。
あなたは、常に仕事に追われているという感覚をお持ちではないでしょうか？
この記事では、効率的な仕事方法をお伝えします。仕事に追われている状態から追う状態になりたい、心のゆとりを持ちたいという方は、是非ご参考ください。
株式会社プロスタンダード 開発部 高取将来
目次
１.短縮できる仕事を把握する
２.一つのことに集中する
３.今すぐやる
４.嫌な仕事ほど先にやる
５.問題をただちに解決する
６.優先順位を決める
７.まとめ
1.短縮できる仕事を把握する
最初に自分の仕事量、仕事の仕方を振り返ってみましょう。
仕事の効率化を図るためには、自分の仕事の把握が重要です。
一度、１日の仕事のスケジュールをできるだけ細かくイメージしてみてください。可能なら、紙に書き出してみてください。
自分のスケジュールを見てみて、ほとんどの人が短縮できる時間があるはずです。
それは主に、探し物を探している時間とメール処理をしている時間です。
ウォールストリートジャーナルの調査結果によると、探し物をしている時間は１時間と言われています。
マッキンゼー社の調査結果によると、メール処理の時間に関しては、２時間１５分の時間を割いているという結果になります。合計３時間１５分をこれらの時間に費やしています。これを１年間に換算すると大体100日になります。
この探し物やメール処理などの時間をなくすことが、私たちが最初にすることです。
2.一つのことに集中する
その次に行うことは、一つの仕事に集中することです。
仕事中、こんなことはないでしょうか？
・集中して業務をしているときに電話が鳴る。
・作業中に話しかけられる、もしくはメール通知が来る。
ほとんどのビジネスパーソンが経験しているのではないでしょうか？
今のビジネスパーソンは、抱えている仕事は１つだけということはほとんどありません。同時進行にこなさなくてはならない仕事が３つ４つあるのが常です。その間にも追加で仕事が増えていきます。
ここで、上記の例のように、あれもこれもと手を出していると全く集中できず、結果、生産性は上がりません。
まずは優先順位をつけて、一つの仕事に集中することが鉄則です。
タイムマネジメントにゆかりのある偉人、「クリスマス・キャロル」の著者、チャールズ・ディケンズはこう語っています。
「時間厳守の習慣、秩序と勤勉、一度に一つのことに集中するための決断力。それらがなければ、わたしはこれほどの業績を残せなかっただろう。」
そもそも何故、一度に１つのことに集中すべきなのでしょうか？
それは、人間は同時に２つのことが考えられないからです。
１度１００％の集中が中断されると、集中能率は０％になります。再び集中しようとしても９０％程度の集中となります。さらに中断され、また集中しても８０％の集中です。このように集中能率が下がっていくことをのこぎり歯現象と言います。
では、どのようにすれば１つのことを集中させることができるのでしょうか。
詳しく見ていきます。
3.今すぐやる
一つのことを集中するには、今すぐやることが有効です。とは言え、今すぐできる仕事ばかりではありません。
まずは、５分以内でできるものとできないものに分類しましょう。
例えば、５分以内でできるものは、メールの返信、会議の設定、電話の折り返し、書類の開封などがあります。時間がかかるものは、提案資料の作成、報告書の作成、データ集計などです。
５分以内にできるものを後回しにしてしまうと中断の原因になってしまうので、必ず片付けましょう。
慣れてきたら１日３回などに分けて、５分でできるものを片付けると良いでしょう。
長くかかる仕事は、あとで見返すために予定表やノートにメモしてください。一旦忘れて、目の前の仕事に集中すると良いです。
4.嫌な仕事ほど先にやる
嫌な仕事というのは、感情的にはすぐに取り掛かりたくないですよね。
しかし、これを後回しにすると、質、コスト、納期の不達など、後々大変なことになってしまいます。
これを解決する方法は２つあります。
・ご褒美を設ける
・時間帯で区切る
単純な方法ですが、嫌な仕事に取り掛かったら自分にご褒美をあげましょう。
お菓子やコーヒーなどの小さい嗜好品で良いですので、すぐに取り掛かるということを癖付けます。
その上で短い時間で区切ってしまうと取り掛かりやすくなります。
例えば１０分だけ進めるなど、短く時間を区切ると負担が減り、嫌な仕事でも取り掛かりやすくなります。
5.問題をただちに解決する
仕事には重要度が高く緊急度が低い仕事があります。
緊急度が低いため、ついつい後回しにしてしまいがちですが、納期がギリギリになってしまうと修正が難しくなり、重要度かつ緊急度が高くなります。そうなってしまうとストレスがかかり疲弊してしまいます。
この解決方法は、納期を前倒しし、上司と共有することです。これはパーキンソンの法則と言い、人間はデッドラインを決めると、それに合わせて行動するという特徴があります。この特徴を利用しています。
自分だけのデッドラインだと踏み倒してしまう可能性があるので、上司と共有することがポイントです。
6.優先順位を決める
優先順位を決めると仕事に着手しやすくなります。そのポイントは以下の通りです。
・緊急度と重要度を考える。
・各仕事の所要時間を見積もる。
・その日中にやる仕事を３つ決める。
緊急度と重要度を考えるには、顧客や上司とすり合わせることが重要となります。何故なら、重要度は主観が入っているからです。自分が重要と思っていることが相手にとっては重要ではないということがあります。
そのため、必ず関わっている人とすり合わせましょう。
7.まとめ
① 仕事を把握する
② 一つのことに集中する
③ 今すぐやる
④ 嫌な仕事程、先にやる
⑤ 問題をただちに解決する
⑥ 優先順位を決める
これら６つのポイントを意識して、仕事をしてみてください。
仕事の効率があがります。
執筆者
株式会社プロスタンダード 開発部 高取将来
プロスタンダードが創業時から提供してきたタイムマネジメント研修のバージョンアップに携わる。他にも、同社が提供する主要な研修の新規企画やバージョンアップに多数貢献。各研修や業務改善のワークショップなどの運営にも携わり、受講者の目線、最新のニーズを企画に取り入れている。