無秩序になってはいけない！
仕事の効率を上げようとする時は、環境の整備が重要です。
仕事ができると言われる優秀なビジネスパーソンは、ほとんどの人が机上を整理していると言われています。
机上のようにパッと見たところを整理することは真っ先にやった方が良く、ＰＣのデータ上でも整理が重要です。
株式会社プロスタンダード 開発部 高取将来
目次
1.ツールを使いこなす
2.回数と時間を制限する
3.通知を解除しよう
4.タイピングを速めよう
5.Outlookのショートカットキー
6.Gmailのショートカットキー
7.まとめ
1.ツールを使いこなす
ビジネスパーソンの商売道具、PC。このツールを使いこなすか否かで成果の質と量が大きく変わってきます。
今回はメール処理の効率的なやり方を説明します。
平均的なメール処理をする時間は２時間１５分と言われています。
このメール処理を細かく分解してみましょう。
①読む
②書く、送る
③考える
④探す
⑤振り分ける
この５つに分解することができます。
まずメールを読むという時間を短縮する方法から見ていきます。
2.回数と時間を制限する
メールを読む時間を短縮するには、読む回数と時間を制限すると効果的です。
何故なら、メールを逐一チェックしていると、集中力が途切れ効率が悪くなってしまうからです。
まずはメール処理をする回数を決めましょう。
職種にもよりますが、朝、昼、夕の３回が理想的です。
少しだけ早く出勤し、朝の５分ほどメールを処理する時間とします。
メールの内容を把握し、返信できるものはしましょう。
昼にメールの追加がないかを確認します。
そして、退勤時はメールの追加、返信がないかを確認しましょう。
朝、昼、夕以外はメール処理をせず、本業務に集中すると生産性の向上に繋がります。
3.通知を解除する
Outlookを使っている方は、受信トレイのデスクトップ通知を解除すると良いでしょう。
リアルタイムで通知が来ると、集中力が途切れてしまいます。これは避けましょう。
解除の仕方は、受信トレイのファイル/オプション/デスクトップ通知を表示するという項目のチェックを外すと通知が来なくなるので、おすすめです。
4.タイピングを速める
次は書く、送るについてです。資料を書く、メールを送るなど、文章を作る仕事はほとんどのビジネスパーソンがやります。平均すると１日5,000文字は打っているそうです。タイピングの速さは仕事の速さに直結します。常日頃からタイピングのスピードを上げるように練習しておきましょう。
とは言え、すぐにタイピングのスピードは上がりません。その場合、辞書登録をおすすめします。例えば、文頭挨拶です。「お世話になっております」などのあいさつ文は毎日使うのではないでしょうか？辞書登録しておけば、例えば「おせ」と入力しただけで打つこともできます。挨拶以外でも、漢字変換で出てこない人の名前やグループメンバーのフルネーム、その他、人が工夫しているものはどんどん真似して、辞書登録すると時短につながります。
ちなみに辞書登録の仕方は、
・PC画面右下の道具箱マークをクリック。
・「単語」の欄に表示させたい文章や漢字・人名を入力
・「よみ」の欄にそれらの単語を表示させる省略文字を入力し、登録をクリック
以上で、簡単に辞書登録ができます。
5.Outlookのショートカットキー
Outlookを使用している場合は、次のようなショートカットキーが使えます。
是非、使いこなしてメールを送るスピードを速めましょう。
・Ctrl+N 新規メールを立ち上げる
・Ctrl+R 差出人だけに返信する
・Ctrl+Shift+R 全返信する
・Ctrl+F 転送する
・Ctrl+K 宛先を確認する
・Ctrl+Shift+F 高度な検索をする
・Ctrl+Enter 送信する
・F9 送受信を行う
この辺りは、使いこなせるようになりましょう。
さらに効率を上げるために次のショートカットキーも覚えると良いです。
・Alt＋Tab ウィンドウを切り替える
・Alt＋F４ 選択中のウィンドウを閉じる
・Windowマーク＋D デスクトップに移動する
・Windowマーク＋←→ 画面を左右に分割する
・Windowマーク＋↑↓ ↑は画面の最大化、↓は画面の最小化
6.Gmailのショートカットキー
Gmailでのショートカットキーもたくさんあるので、紹介します。
最初に設定として、画面の右上にある歯車をクリックします。そして、【設定】を選択します。次に【キーボードショートカット】セクションで【キーボードショートカットON】をオンにする。最後にページ下部の【変更を保存】をクリックします。
・J ↓/古いメールに移動
・K ↓新しいメールに移動
・Enter メールを開く
・U 一覧に戻る
・X メール選択/選択解除
・S スターを付ける/外す
・Z 前の状態に戻す
・C 新規メール作成
・Ctrl+Enter メールを送信する
・＃ メールを削除（選択したメールのみ使用可）
・Shift＋U メールを未読にする（選択したメールのみ使用可）
・R 返信する（メール表示中のみ使用可）
・A 全員に返信する（メール表示中のみ使用可）
・F 転送する（メール表示中のみ使用可）
どの画面からでも、キーボードで「？」を入力すると、ショートカットキーの一覧が表示されるので、暗記の必要はありません。
7.まとめ
今回はメール処理の効率化の方法を紹介しました。
① 回数と時間を制限する
② 通知を解除する
③ タイピングを速める
④ ショートカットーキーを駆使する
執筆者
株式会社プロスタンダード 開発部 高取将来
プロスタンダードが創業時から提供してきたタイムマネジメント研修のバージョンアップに携わる。他にも、同社が提供する主要な研修の新規企画やバージョンアップに多数貢献。各研修や業務改善のワークショップなどの運営にも携わり、受講者の目線、最新のニーズを企画に取り入れている。