「タイムマネジメント」という用語を聞いたことがありますか？「タイムマネジメント」は、日本語では「時間を管理する」を表す用語です。2019年4月に「働き方改革法」が施行されたことで、従業員それぞれに「勤務時間内に業務効率をアップさせる」ことが求められています。「働き方改革法」が施行されて5年が経とうとしているなかで、「タイムマネジメント」は「時間を管理する」手法から、従業員それぞれの行動や意識そのものを変革させる取り組みへと変遷しています。これから、「タイムマネジメント」の意味や従業員それぞれが取り入れる手法・企業・団体で取り入れるポイントを紹介していきます。最後に「タイムマネジメント研修」の紹介をします。
タイムマネジメントとは？
前書きで紹介しましたが、「タイムマネジメント」は、「時間を管理すること」です。やり方は、勤務時間何で、効率よく業務をすすめることを目標にします。結果的に生産性の向上を目指して、時間の使い方を改善していきます。
タイムマネジメントの目的
「タイムマネジメント」の目的は、業務・作業の効率化を図ることです。スケジュール通りに業務をすすめて作業チームや業務グループのマネジメントを円滑に行い、時間の使い方を改善していきます。また、無用な残業を削減する効果があります。「タイムマネジメント」はあらゆる企業・団体で導入させています。「タイムマネジメント」が必要になった背景には、日本国内の生産労働人口の急劇な減少による人材不足にあります。企業・団体が人材募集をしても求職者がいないのです。そのため「タイムマネジメント」を取り入れて、限られた人材で効率的に業務を進めることができるようになるのです。「タイムマネジメント」を取り入れた業務効率化が必要不可欠になっています。
参考 厚生労働省による人手不足の現状報告を抜粋しました
第1に日本を取り巻く人手不足等の現状を紹介します。全産業の人手不足感が他高く、1990年代初頭のバブル期に次ぐ水準の高さとなり、非製造業の中小企業の人手不足感が高位です。第２に雇用形態別の人手不足感は、正規雇用社員に対する人手不足感が高く、中小企業の製造業・建設業の人材不足が目立ちます。第3に地方圏の人手不足感が高く、正規雇用社員に対する人手不足感が目立ちます。
「タイムマネジメント」導入のメリット・注意点
「タイムマネジメント」のメリットは、業務の効率化を図ることで、生産性を意識して行動すると、計画性・実行力が高まります。自分自身の成長力が高まり、業務効率がアップするので、人事評価と報酬がアップすることにつながります。しかし、「タイムマネジメント」を導入することで、効率化を重視するため、業務のクオリティーが劣化する危険性があります。効率化を過信したため、作業工数の見積りに不具合があるケースがあるようです。目的を明確にした現実的な「タイムマネジメント」を導入しましょう。
「タイムマネジメント」の方法を紹介します
「タイムマネジメント」の導入方法を紹介します。
無駄なタスクを削減する業務の棚卸しを行い、無駄なタスクを削減します。不要なタスクが多いときは、業務フロー全体の再考が必要です。削減後のタスクをプロジェクトメンバーに振り分けをしましょう。費用対効果を勘案して、外部委託することも検討しましょう。
優先順位をつける
タスクの優先順位をつけることが大切です。重要度・緊急度が高位なタスクから、作業時間を見積りしていきます。不慣れなタスクがあるときは、工数見積りを多めにしておきましょう。
柔軟に組み替える
重要度・緊急度が高い変更作業が発生したときは、予定納期を勘案して柔軟に再スケジュールを立てましょう。納期に変更が生じたときは、すみやかに関連部署と調整をしましょう。
予実確認をする
プロジェクトが完了したときは「タイムマネジメント」結果を振り返りします。工数見積もりと作業実績を対比しましょう。遅延が生じるときの要因を洗い出すことで「タイムマネジメント」スキルが向上します。
「タイムマネジメント」を実践するポイント
「タイムマネジメント」を実践するポイントを紹介します。
タスクを細分化して予定を立てる
タスクを細分化して作業工数を見積りましょう。例を挙げると「説明会資料作成」のタスクでは、①構成を勘案する。 ②必要な情報を収集する。③資料を作成する。④体裁を整える。⑤プロジェクトメンバーでレビューする。⑥修正・仕上げ。以上のように細分化して、工数見積もりを立てていきます。
ポモドーロ・テクニックを活用する
ポモドーロ・テクニックは、25分作業して3～5分休みを1セットにする時間管理戦術です。例えば、①午前中に5セット実施する。②１時間のランチタイム休憩をとる。②午後に8セット実施する。以上のように計画的に業務をすすめると「タイムマネジメント」の実践が容易になります。
適度な休憩を挟むこと
上記以外にも、1時間おきにパソコンから目を離しましょう。適度なリフレッシュすることで、作業効率がアップするといわれています。また、ランチタイム休憩の15分を仮眠タイムにすると、午後の作業効率がアップするといわれています。全社的に取り入れている企業があるようです。無休憩で長時間、業務に取り組むと集中力が劣化するといわれています。適度な休憩を取ってリフレッシュすることを習慣付けましょう。
「タイムマネジメント研修」の紹介
「働き方改革」の施行で、生産性向上と時短等の効率最適化が企業における重要課題とされたなか、経営者層・従業員が幸福度を実現できる「働き方改革」を実践しているでしょうか？そのなかで、株式会社プロスタンダードが約束する「プロスタ品質」があります。表層的な「働き方改革」導入による混乱・生産性の低下を最大限に無くしてプロジェクト全体で「働きがい」「生きがい」を具現化することで成果につながる新しい可能性としての品質です。「働き方改革」が施行されて5年経過します。株式会社プロスタンダードの支援サービス「タイムマネジメント研修」を活用して再確認してみましょう。支援サービスには、生産性向上・可視化ツール【SOGONASHI】があります。
まとめ
「タイムマネジメント」導入は、業務運営において不可欠な手段といえるでしょう。「働き方改革法」が施行されて、限られた時間内での業務効率を上げるために導入を検討してみましょう。