今回の記事は、生産性阻害要因について解説します。
どういったことが生産性を阻害しているのか。
そしてどうすれば生産性を向上することができるのでしょうか。
目次
1. 生産性阻害要因別アプローチ
1-1． ５つの生産性阻害要因
1-2． 個人要因
2. .仕事の進め方
2-1. 探し物とメール処理に1日に費す時間
2-2. 年間における探し物とメール処理が占める時間
2-3. 生産性向上チェックシート
2-4. 習慣化の重要性
2-5. 生産性向上の切り口
3. まとめ
１．生産性阻害要因別アプローチ
1-1. ５つの生産性阻害要因
生産性阻害要因には、次の５つに分類できます。
① 個人要因
② 上司部下要因
③ 部署要因
④ チーム要因
⑤ 社全体顧客要因
各要因に様々な課題がありますが、この記事では個人要因にフォーカスを当てて一個人で改善し切れるタイムマネジメントを振り返っていきたいと思います。
1-2. 個人要因
生産性を阻害する個人要因については、次の３つの項目をみていきます。
1つ目は仕事の進め方
2つ目はメール処理
3つ目はスケジューリングです。
2.仕事の進め方
2-1. 探し物とメール処理に1日に費す時間
個人の仕事の進め方が、生産性にどのように影響しているかについて解説していきます。
まず1日の探し物とメール処理の時間を考えてみてください。
ビジネスパーソンが1日に探し物とメール処理に使っている時間はどれくらいでしょうか。
探し物については紙データと電子データ両方を含みます。
「あの紙が見当たらない」
「ここにあるはずの共有フォルダのデータが見当たらない」
というものを探している時間全てを含みます。
メール処理に関しては、多くのメールを毎日受信すると思います。
メールを読んでいる
返信内容を考えている
タイピングしている
メールを整理をしている
こうした時間全てを含みます。
調査データによると、各々1日に費やす平均的な時間は次のとおりです。
探し物 １時間（ウォールストリートジャーナルの調査結果による）
メール処理 2時間15分（マッキンゼーの調査結果による）
合計すると3時間15分。
これだけの時間を、私たちは探し物とメール処理に時間を費やしています。
2-2. 年間における探し物とメール処理が占める時間
次に探し物とメール処理の時間が年間でどれくらい占めているのでしょうか。
年間は240営業日になります。
探し物が1日に1時間だとすると30営業日
メール処理が1日に2時間15分とすると67.5営業日
年間240営業日のうち、合計約100営業日が、実に探し物とメール処理に奪われているということになります。
ご自身の体感値、実際の体感時間に照らし合わせてみてください。
仮に平均値通りだとすると、100営業日近くの時間が取られているのです。
この探し物とメール処理の時間を効率化するだけでも、確実に時間を産み出すことが可能なのです。
2-3. 生産性向上チェックシート
自分の仕事の進め方がどうなのか可視化してチェックすることが大切です。
次の生産性向上チェックシートをみてください。
評価の基準は以下のとおりです。
〇 完璧 10回中10回できている
△ ほぼ完璧 十中八九できている
× 出来ていない 10回中7回程度
点数別の生産性向上の目安は以下のとおりです。
ボーダーは16点に設定しています。
５～９点の方 16点まで点数が上がれば1日１時間、月に10時間位、
生産性が上がるというようにご覧ください。
19～20点の方 ほぼ完璧なので生産性上がらないと思います。
16～18.5点の方 1日15分、月5時間位は上がります。
５～9.5点の方 1日１時間、月10時間位は上がります。
2-4. 習慣化の重要性
ただ、残念ながら研修をお聞きになっただけでは、ここまで生産性は上がりません。
生産性向上というのはそれほど楽ではありません。
重要なのは習慣化なのです。
簡単なものは21日間続けることで習慣化できます。
ぜひ今回の内容を21日間継続して16点を目指してみてください。
そうすればここにあるように1日30分や1日１時間の生産性向上が実現できます。
2-5. 生産性向上の切り口
今回の記事で最も重要な内容です。
それは、生産性向上の切り口です。
どのように生産性を高めようかと考える時には、まず1日の労働時間に色をつけることから始めます。
具体的には以下の３つに分類できます。
① 成果に直結する稼働時間
② 仕込みの準稼働時間
③ 無駄な非稼働時間
この３つに分けることができます。
生産性を高めようと思ったら、まずは非稼働時間を徹底的になくします。先ほどの探し物の時間などが非稼働時間になります。
この非稼働時間を最小化したら、次にそれを稼働時間に投入をします。
稼働時間は成果に直結するので、とにかくまずは量を増やしましょう。
稼働時間を最大化できたら、最後にいかに稼働時間の中の密度を高めるかということを考えます。
3.まとめ
・個人の生産性阻害要因は、仕事の進め方、メール処理、スケジューリングの３つでみていく。
・調査データによると、ビジネスパーソンが探し物とメール処理に費やす時間は、
合計年間100営業日にもなる。
・仕事の進め方をチェックするには、生産性向上チェックシートを使い、可視化することが大切。
・生産性向上を実現するには、習慣化が必要。
・労働時間を、成果に直結する稼働時間、仕込みの準稼働時間、無駄な非稼働時間に分類して、稼働時間を最大化してその密度を高めていくことが、生産性向上の効果的な方法。